Organizzazione documenti aziendali: perché è così importante avere una gestione documentale efficace

Molto spesso, per gli imprenditori di PMI e per i liberi professionisti, la chiusura dell’anno fiscale si trasforma in una vera e propria fonte di stress. Dal bilancio alle dichiarazioni fiscali… Sembra davvero un incubo e una corsa contro il tempo.

La pressione delle scadenze che si avvicinano sempre più rapidamente, documenti da reperire che non si trovano, archivi incompleti, richieste dell’ultimo minuto da parte del commercialista… ti ci ritrovi in questa situazione?

Gestire la parte amministrativa della propria attività in questo modo, può diventare una fonte continua di ansia e, nei casi peggiori, di errori che possono condurre anche a ricevere sanzioni.

Ma a cosa è dovuto tutto questo caos e soprattutto, come lo si può evitare?

Il vero problema solitamente nasce durante tutto il corso dell’anno, a causa di una gestione documentale poco strutturata.

Avere una corretta organizzazione e archiviazione dei documenti aziendali durante il corso di tutto l’anno, è la soluzione che farà davvero la differenza nella gestione amministrativa del tuo business.

Qui sotto trovi i miei suggerimenti per aiutarti ad evitare di trovarti ancora impreparato davanti a delle scadenze imminenti.

Cosa succede se non hai un’archiviazione dei documenti aziendali organizzata

Ti sei mai chiesto se stai adottando un metodo efficace di archiviazione per i documenti della tua attività?
Avere una corretta archiviazione di tutti i tuoi documenti aziendali è davvero una cosa fondamentale per gestire l’aspetto amministrativo e contabile del tuo business nel migliore dei modi.

Infatti, quando i documenti non vengono archiviati in modo sistematico e continuativo nel corso dell’anno, è normale che la gestione finale diventi piuttosto complicata.

Le situazioni problematiche più comuni derivate da una cattiva gestione documentale:

• Ti ritrovi con cumuli di scontrini o fatture ancora da verificare o registrare;
• Mancano i giustificativi per alcune spese;
• Documenti importanti che si disperdono in email o cartelle non aggiornate;
• Il commercialista o i revisori che ti richiedono integrazioni last minute;
• La chiusura della dichiarazione dei redditi o del bilancio si complica, con il rischio di incorrere in errori e dover pagare più tasse o sanzioni.

Tutto questo si può evitare, impostando una gestione dei documenti aziendali organizzata, da seguire con costanza e coerenza, durante tutto il corso dell’anno.

Come organizzare e conservare i documenti aziendali in modo efficace?

Per evitare sia problemi che ritardi, è di fondamentale importanza che venga adottato un sistema pratico di gestione dei documenti aziendali, organizzato e costante nel tempo.

Questo sistema, per una gestione ottimale, dovrebbe essere:

• Digitale e sicuro, favorendo la dematerializzazione dei documenti aziendali;
• Accessibile da remoto, ma protetto da sistemi di sicurezza aggiornati;
• Basato su una procedura chiara e semplice di archiviazione, fin da subito.

La conservazione dei documenti aziendali, in alcuni casi, deve rispettare le normative fiscali vigenti.

Se non ci sono vincoli di questo tipo, l’organizzazione dell’archivio è impostata soprattutto per facilitare il lavoro e per venire incontro alle proprie esigenze operative, garantendo così un accesso ai documenti in modo semplice, rapido, sicuro e integro nel tempo.

Scegliere di farsi consigliare e supportare da una professionista come una Assistente Virtuale Amministrativa nell’impostazione e nella gestione di questo sistema è un ottimo punto di partenza per ottimizzare i propri processi aziendali.

Puoi cominciare chiedendo una consulenza oppure chiedendo di essere affiancato per avere un supporto di back office amministrativo operativo.

Cos’è la dematerializzazione dei documenti aziendali?

Fogli sparsi o pile senza un ordine preciso, faldoni che occupano spazio e documenti difficili da trovare al momento giusto: è così che spesso si presentano gli archivi aziendali tradizionali.

La dematerializzazione dei documenti aziendali ti permette di dire addio a tutto questo, trasformando i documenti cartacei in file digitali, sicuri e facilmente accessibili, risparmiando anche in termini di costi riguardo stampanti, toner e carta.

Potrebbe sembrare una cosa banale, ma non si tratta solo di “scansionare e salvare” i documenti.

Una buona gestione documentale richiede il saper creare un sistema funzionale con un metodo preciso, che ti faccia risparmiare tempo ogni giorno e che ti semplifichi la routine lavorativa.
In questo modo avrai le informazioni che ti servono, a portata di mano in modo veloce e raggiungibile da più dispositivi, sempre e comunque rispettando la sicurezza e la riservatezza.

Una AV professionista inoltre ti può consigliare riguardo agli strumenti digitali di archiviazione più adatti alla tua situazione, indirizzandoti tra diversi strumenti gratuiti (es. Google Drive) oppure se è il caso di adottare soluzioni più ottimizzate e professionali, qualora ce ne fosse la necessità.

Da dove partire per impostare una corretta archiviazione dei documenti?

Una buona gestione documentale non si improvvisa: va costruita giorno dopo giorno.

Con un supporto professionale esterno, tutto questo può diventare un processo fluido e naturale.

Affidarsi a un’Assistente Virtuale amministrativa significa essere affiancati da una figura professionale che che ti aiuta a:

• Creare un sistema personalizzato di organizzazione documenti;
• Mantenere l’archivio documenti aziendali sempre aggiornato;
• Sfruttare la tecnologia per migliorare l’organizzazione e l’efficienza;
• Rispettare le scadenze fiscali e amministrative, riducendo i rischi di errori o sanzioni;
• Alleggerirti dalla burocrazia operativa, lasciandoti concentrare sul tuo business.

Una gestione amministrativa e contabile ordinata nel corso di tutto l’anno, porta alla sua chiusura in modo sereno, senza corse, senza stress.

Organizzarsi oggi significa risparmiare tempo, soldi e preoccupazioni domani.

Con il supporto giusto, tutto è più semplice

Se vuoi scoprire come impostare un sistema di gestione e archiviazione di documenti aziendali davvero efficace per il tuo business, possiamo parlarne insieme: ti aiuto a trasformare la gestione amministrativa in un punto di forza.

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