Qualche giorno fa mi ha contattata dal sito un imprenditore. Aveva bisogno di qualcuno che gli rimettesse in ordine tutta la parte amministrativa: fatture, pagamenti, scadenze, rapporti con il commercialista. Ci siamo sentiti in videochiamata, abbiamo parlato quasi un’ora, e alla fine mi ha detto la frase che tutti aspettiamo: «Mi manda una proposta?»
Ecco, è proprio lì che tante persone che seguo si bloccano. La call è andata bene, il cliente è interessato… e poi? Si apre un documento bianco, si scrive un prezzo, lo si cancella, lo si riscrive più basso. E alla fine parte una mail con due righe e una cifra, che il cliente legge in dieci secondi e mette da parte.
Quella sera stessa ho preparato la mia proposta e gliel’ho mandata. Non so ancora come andrà a finire, ma una cosa la so: il modo in cui presenti il tuo lavoro, e i tempi con cui lo fai, contano quasi quanto il lavoro stesso.
Ti racconto come l’ho costruita, passo passo.
1. La proposta si scrive dopo la call, mai prima
Sembra ovvio, ma non lo è. Una proposta che funziona non elenca tutto quello che sai fare: risponde ai problemi che il cliente ti ha raccontato. Durante la call prendi appunti su tutto: quante persone lavorano in azienda, quali programmi usano, chi segue cosa, cosa li fa perdere tempo, cosa li preoccupa di più.
Poi, nella proposta, usi le sue parole. Se ti ha detto «non riesco più a stare dietro ai pagamenti», quella frase deve ritrovarla, sotto forma di soluzione. Il cliente deve leggere e pensare: «Ha capito esattamente la mia situazione».
2. Una lettera prima dei numeri
La prima pagina dopo la copertina non è il prezzo: è una lettera breve. Ringrazi per il tempo dedicato, riassumi in poche righe quello che hai capito della sua situazione e spieghi come pensi di aiutarlo. Niente frasi fatte, niente elenchi di competenze: un discorso da persona a persona.
È la parte che il cliente legge con più attenzione, perché parla di lui.
3. Spiega come lavorerai, non solo cosa farai
Un imprenditore che non ha mai visto il tuo lavoro ha una domanda in testa: «Come funzionerà, in pratica?» Rispondigli prima che te lo chieda. Io divido sempre il lavoro in fasi: un primo periodo per conoscere procedure e documenti, poi la gestione ordinaria, poi un momento di verifica insieme.
E scrivi chiaramente anche cosa non è compreso. Non è sfiducia, è chiarezza: evita incomprensioni dopo, e ti fa sembrare molto più professionale.
4. Tre pacchetti, non un prezzo solo
Questa è la cosa che cambia di più il risultato. Se proponi un prezzo solo, il cliente può solo dire sì o no. Se gli proponi tre soluzioni, la domanda nella sua testa diventa: «Quale scelgo?»
Come li costruisco:
- Un pacchetto base, con le attività essenziali e un numero di ore più basso.
- Un pacchetto centrale, quello che consiglio, costruito su quello che mi ha raccontato in call. Lo evidenzio con una scritta “Consigliato”.
- Un pacchetto più completo, con più ore e più servizi, per chi vuole delegare quasi tutto.
Per ogni pacchetto indico un forfait mensile e un numero massimo di ore. Il cliente sa quanto spende, e tu sai fino a dove arriva il tuo impegno. Le ore a disposizione non sono infinite: questo protegge te, e il cliente lo capisce benissimo.
E fai sempre i conti con la tua tariffa oraria. Se dividi il prezzo del pacchetto per le ore e il risultato è più basso di quello che ti serve, il pacchetto è sbagliato. Ne ho parlato nell’articolo su quanto far pagare i tuoi servizi da remoto.
5. Le condizioni, scritte bene
Qui si gioca molto della tua serenità futura. Nella mia proposta ci sono sempre:
- Il pagamento anticipato. Il pacchetto si paga prima di iniziare. Quando le ore sono finite, o all’inizio del mese successivo, si rinnova con un nuovo pagamento. Così non rincorri mai nessuno per farti pagare.
- Le ore non utilizzate non si accumulano sui mesi successivi.
- Le attività straordinarie (arretrati, pratiche particolari) si valutano a parte.
- Una durata minima iniziale e un preavviso per chiudere la collaborazione.
Detto con calma e scritto nero su bianco, nessun cliente serio si spaventa. Anzi, lo rassicura: sta parlando con una persona che ha un metodo.
6. Mandala in giornata, finché è calda
Quando un imprenditore ti contatta, quasi sempre non ha contattato solo te. Sta sentendo più persone, sta confrontando, sta decidendo. E chi risponde per primo, con una proposta chiara e curata, parte avvantaggiato.
Per questo cerco sempre di mandare la proposta il giorno stesso della call, al massimo il giorno dopo. Il cliente ha ancora in mente la conversazione, ricorda cosa ci siamo detti, e la proposta arriva quando l’interesse è al massimo. Aspettare una settimana per renderla perfetta è il modo più sicuro per perderla.
7. Una scadenza gentile, e un promemoria se serve
Alla fine della proposta scrivo fino a quando è valida, di solito una settimana o dieci giorni, e nella mail chiedo con gentilezza se può darmi una risposta entro quella data. Non è una pressione: è un modo per evitare che la proposta finisca in fondo alla casella di posta.
E se la risposta non arriva? Non ti fermare lì. Manda un piccolo promemoria, informale e cordiale: «Buongiorno, le scrivo solo per sapere se ha avuto modo di guardare la proposta, o se le serve qualche chiarimento». Spesso il cliente non ha detto di no: è solo stato travolto dalle sue giornate. Un messaggio così lo riporta sulla decisione, e molte volte è proprio lì che arriva la risposta definitiva.
8. Resta a disposizione: accompagnalo nella scelta
Nel frattempo, fai sentire al cliente che ci sei. Nella mail e nella proposta lascia sempre un contatto diretto, il tuo numero WhatsApp per esempio, così può scriverti nel momento esatto in cui legge la proposta e gli viene un dubbio. Una domanda a cui rispondi subito vale più di tre pagine scritte bene.
Il tuo compito, in questa fase, non è convincerlo: è accompagnarlo nella scelta. Rispondere alle sue domande, aiutarlo a capire quale pacchetto fa per lui, rassicurarlo su come partirete. Chi si sente seguito fin da prima di firmare immagina già come sarà lavorare con te.
9. La cura si vede
Ultima cosa, ma non meno importante: la forma. Una proposta in PDF, con il tuo logo, i tuoi colori, una copertina pulita, un carattere leggibile. Non serve essere grafici, basta essere ordinati. Il cliente sta comprando precisione e affidabilità, e la tua proposta è la prima prova che gliele puoi dare.
In sintesi
Una proposta che funziona:
- nasce dalla call e usa le parole del cliente;
- si apre con una lettera, non con un prezzo;
- spiega come lavorerai e cosa è escluso;
- offre tre pacchetti, con quello consigliato al centro;
- mette per iscritto il pagamento anticipato e le altre condizioni;
- parte in giornata, finché il cliente è ancora “caldo”;
- ha una scadenza, e se serve un promemoria gentile;
- lascia un contatto diretto, per accompagnare il cliente nella scelta;
- è curata nella forma.
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