Gestione del tempo: come lavorare meglio e guadagnare ore preziose ogni giorno

Sembra sempre che il tempo non basti mai! Anche tu sei uno degli imprenditori che vorrebbe giornate da 48 ore, salvo poi ritrovarsi esausto e senza energie per affrontare tutto?

Nel mio lavoro, mi confronto quotidianamente con imprenditori delle Piccole e Medie Imprese italiane in difficoltà con la propria gestione del tempo nel lavoro.

Quasi sempre, fortunatamente, le problematiche sono di tipo organizzativo, e possono essere risolte con una buona organizzazione strategica insieme ad efficaci tecniche di gestione del tempo.

In questo articolo vediamo come ottimizzare l’organizzazione del tempo attraverso l’utilizzo di alcune delle tante tecniche per migliorare la gestione del tempo lavorativo, in modo da aiutarti a ridurre lo stress e metterti nelle condizioni ottimali per poter raggiungere i tuoi obiettivi con più chiarezza.

Perché la gestione del tempo è così importante nel lavoro?

Una cattiva gestione del tempo in ambito lavorativo può generare in te uno stato costante di stress e urgenza, compromettendo anche la concentrazione.

Una cattiva organizzazione inoltre può portare a vari errori e dimenticanze, con il rischio di avere difficoltà nel rispettare le varie scadenze e di incorrere in sanzioni o di perdere opportunità importanti.

Inoltre, se il tempo lavorativo di un imprenditore non viene gestito in maniera organizzata, spesso viene a mancare lo spazio necessario per fare una pianificazione strategica orientata alla crescita dell’attività aziendale.

Come evitare tutto ciò?

Comunemente si pensa che il problema sta nel non avere abbastanza tempo materiale per fare tutte le cose che ci si è prefissati di fare.

In realtà, una gestione efficace del tempo nel lavoro non riguarda solo il riuscire a “fare più cose” durante una giornata lavorativa, ma nel fare le cose giuste, nel momento giusto, con il giusto livello di energia.

Migliorare la gestione del tempo: operazioni preliminari

Hai mai provato a monitorare tutte le attività che svolgi in una giornata lavorativa, e tenuto conto di quanto tempo richiede completare ciascuna di esse?

Ti è mai capitato di notare come cambia il tuo livello di energia nel corso della giornata e quanta fatica ti costa completare alcune attività rispetto ad altre?

Questo tipo di analisi preliminari, anche se all’apparenza possono sembrare superflue, sono in realtà fondamentali per ottimizzare la gestione del tuo tempo.

Ti aiutano innanzitutto ad identificare le attività marginali che possono essere efficacemente delegate a una segretaria da remoto, liberando spazio per attività più importanti e strategiche.

Ricorda che saper gestire il tempo e gli obiettivi è di fondamentale importanza per la crescita del tuo business.

Se senti di aver bisogno di un punto di vista esterno e professionale per capire dove va a finire il tuo tempo durante la giornata, possiamo confrontarci durante una consulenza mirata.

Tecniche di gestione del tempo: vediamone alcune assieme

Ottimizza i tuoi risultati applicando la Legge di Pareto

Hai mai sentito parlare della legge di Pareto?

E’ nota anche come principio 80/20 ed afferma che l’80% dei risultati deriva dal 20% delle tue azioni.

Applicata alla gestione del tempo, questa tecnica aiuta a concentrarsi su quelle poche attività davvero strategiche che generano il maggior valore.

La strategia sta nell’individuare e dare priorità al 20% delle tue attività che ti portano ad ottenere l’80% dei tuoi risultati. In questo modo potrai guadagnare tempo, lavorando con più focus e riducendo lo stress.

Ed il resto delle attività operative? Puoi sempre decidere di delegarle alla tua Virtual Assistant.

Stabilisci cosa delegare con l’aiuto della Matrice di Eisenhower

La matrice di Eisenhower è uno strumento tanto semplice quanto potentissimo per uscire dalla logica dell’emergenza continua e gestire al meglio il tuo tempo e le tue priorità.

Ti aiuta a dividere le attività quotidiane in quattro quadranti: urgenti e importanti (da fare subito), importanti ma non urgenti (da pianificare), urgenti ma non importanti (da delegare), né urgenti né importanti (da eliminare).

In questo modo, potrai individuare tutte quelle attività operative che puoi benissimo delegare alla tua Virtual Assistant (ad esempio la burocrazia operativa) e quelle che ti portano via tempo inutile.

Time Blocking: la soluzione alle interruzioni continue

Uno dei problemi più frustranti per chi gestisce un’attività è l’impossibilità di concentrarsi a lungo su un compito a causa delle continue interruzioni.

La tecnica del time blocking aiuta proprio a risolvere questo: pianifica blocchi di tempo precisi, dedicati a specifiche attività, durante i quali si evitano notifiche, telefonate, email e distrazioni.

In questo modo, creando degli spazi dedicati nel calendario, è possibile lavorare con più focus, concludere le attività davvero importanti e ridurre la sensazione di rincorrere costantemente le urgenze.

La tua segretaria da remoto può supportarti nella gestione del tuo calendario, aiutandoti a inserire questi blocchi in modo strategico, bilanciato e coerente con le tue priorità.

Vuoi migliorare la tua gestione del tempo e degli obiettivi?

Se senti che è arrivato il momento di chiedere una mano per organizzarti meglio, sono qui per aiutarti.

Come Assistente Virtuale, affianco imprenditori e freelance per migliorare la gestione del tempo nel lavoro e rendere più snella la quotidianità, liberando spazio prezioso per la crescita della tua attività.

Ricorda: non si tratta di lavorare di più, ma di lavorare meglio.

Contattami se vuoi fare il primo passo verso una gestione del tempo più organizzata ed efficace.