Back office amministrativo: cos’è, quali attività puoi delegare e perché conviene farlo

Oggi vorrei farti riflettere su questo aspetto: dopo aver smaltito email, scadenze, appuntamenti, telefonate e documenti da sistemare, quanto tempo ed energie ti restano nella tua giornata per occuparti alla crescita del tuo business?

Molti piccoli imprenditori cercano di occuparsi in prima persona di tutte queste attività di back office amministrativo. Di solito accade per il bisogno di tenere tutto sotto controllo, o per l’idea errata di risparmiare sui costi.

Questo tipo di approccio però, alla lunga diventa insostenibile e davvero poco strategico.

La realtà, infatti, è che insistere a volersi occupare personalmente di tutte queste attività, ha un costo ben più alto in termini di stress, opportunità perse e tempo sprecato. Tempo prezioso che si potrebbe investire in attività più proficue per il proprio business.

Ogni ora che viene dedicata alle attività amministrative di back office infatti, è un’ora in meno che si potrebbe dedicare a sviluppare nuove idee, creare relazioni di business, migliorare il proprio prodotto o servizio.

Continuando con questo modo di agire però, senza prendere in considerazione di delegare anche solo in parte queste attività amministrative, molti imprenditori si auto sabotano, e senza nemmeno accorgersene. 

In questo articolo ti aiuto a fare chiarezza, parlandoti delle attività di back office amministrativo più comuni che si possono tranquillamente delegare. Vedremo inoltre insieme come puoi semplificare le tue giornate facendoti supportare collaborando con una segretaria da remoto.

Che cos’è il back office amministrativo?

Capiamo innanzitutto cosa si intende per back office amministrativo.
Il termine “back office“, in ambito della gestione aziendale, si riferisce all’insieme di tutte quelle attività d’ufficio che sono fondamentali per il funzionamento dell’azienda, ma che non sono direttamente visibili dall’esterno.
Per questo motivo, vengono definite anche come attività amministrative di “dietro le quinte” o di “retro ufficio”.

Esse non portano direttamente fatturato, ma restano comunque fondamentali poiché, senza di esse, l’attività aziendale non avrebbe modo di andare avanti.

Pensa a cosa accadrebbe se smettessi di rispondere alle email, di preparare preventivi e contratti, o di rispettare le scadenze: in poco tempo la tua attività rischierebbe di bloccarsi.

Quindi, ogni giorno fai del back office amministrativo per mandare avanti la tua attività, senza forse sapere che viene chiamato così.

Back office amministrativo e contabilità

Di frequente, nel back office amministrativo vengono incluse anche delle attività che sono di competenza contabile, come ad esempio la fatturazione elettronica, o le scritture della prima nota.
Questo perché i confini tra amministrazione e contabilità a volte si sovrappongono, dato che sono attività strettamente collegate tra loro: l’una supporta l’altra.

In linea di massima, l’amministrazione gestisce l’organizzazione pratica e documentale del lavoro, mentre la contabilità si occupa della registrazione dei dati economici e finanziari.
Entrambe insieme, contribuiscono al buon funzionamento dell’attività aziendale. 

Il vantaggio di collaborare con una segretaria contabile da remoto, è che ha competenze su entrambe le aree.

Ma procediamo ora con il vedere quali sono le attività del back office amministrativo che si possono esternalizzare.

Back office outsource: le attività di back office che puoi (e dovresti) delegare

Il back office outsource (o outsourcing del back office) è una soluzione strategica per piccoli medi imprenditori e liberi professionisti che hanno capito l’importanza di delegare e vogliono concentrarsi al cuore della propria attività.

Abbiamo visto più volte infatti, quanto il delegare le attività marginali e ripetitive sia una scelta intelligente: ti libera sia dal peso delle incombenze quotidiane e ti restituisce tempo ed energia per far crescere davvero il tuo business.

Sempre più imprenditori di PMI e liberi professionisti di oggi, decidono di alleggerire la gestione quotidiana della propria attività tramite il back office outsource, delegando le operatività a dei professionisti esterni, come ad una segretaria da remoto (o Virtual Assistant).

Ma quali sono queste attività noiose e burocratiche che si possono delegare? Eccoti solo alcuni esempi delle principali attività di back office amministrativo che si possono comodamente esternalizzare:

• la gestione delle email e pec
• gestione del calendario e dell’agenda appuntamenti
• monitoraggio e gestione delle scadenze
• creazione di documenti (ad es. i preventivi)
• invio e monitoraggio di contratti e documenti da firmare
• inserimento dati
• elaborazione di report
• compilazione e gestione di pratiche amministrative varie
• archiviazione digitale della documentazione
• comunicazioni varie con i tuoi clienti, fornitori, collaboratori.

Immagina le tue energie e il tuo tempo moltiplicarsi, con una segretaria che lavora da remoto per te, a cui puoi passare tutti quei compiti che non necessitano direttamente della tua operatività.

Quando ha senso esternalizzare il back office?

Delegare il back office in outsourcing (cioè ad un professionista esterno) è particolarmente utile in due situazioni:

• quando la mole di lavoro è contenuta e non giustifica l’assunzione di un dipendente,
• quando ci si trova ad affrontare picchi di attività e serve un supporto operativo già formato.

In entrambi questi casi, si tratta anche di un’ottima strategia per prevenire sovraccarichi e situazioni di blocco operativo.

Scegliere di gestire il tuo back office amministrativo in outsourcing ti permette quindi di:

• Ridurre il carico interno di lavoro senza aumentare il personale;

• Accedere a competenze specifiche in modo flessibile;

• Avere costi chiari e controllati;

• Migliorare la qualità del lavoro grazie a figure specializzate.

Con la giusta comunicazione e tramite l’utilizzo di strumenti tecnologici condivisi, una segretaria da remoto può farti mantenere una supervisione chiara sulle attività delegate e ti invia aggiornamenti regolari, senza dover seguire ogni singolo dettaglio operativo.

Tutto questo in modo sicuro e professionale, con un vero risparmio anche in termini di costi.

Come iniziare a delegare il back office amministrativo?

Immagina non dover più controllare la tua casella email più volte al giorno, perdere tempo al telefono per organizzare e fissare appuntamenti, eliminare l’ansia di dimenticarti delle scadenze, trovare i documenti che ti servono già pronti da firmare e archiviati in maniera organizzata e corretta…

Se desideri capire meglio come funziona la collaborazione con una Assistente Virtuale amministrativa, ti consiglio di iniziare leggendo questo articolo di approfondimento.

Solitamente io inizio da una call conoscitiva gratuita, in cui analizziamo insieme le tue esigenze e individuiamo quali attività possono essere delegate con efficacia.

Se vuoi fare il primo passo, sono a tua disposizione per una chiacchierata senza impegno.
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